OMSは、商品の注文情報や在庫数、顧客情報などを一元管理できるシステムです。OMSを活用することで、EC事業をより効率良く、正確に運営できるでしょう。
本記事では、OMSと似たような言葉との違いや基本的な機能、OMSが求められるようになった背景、メリット・デメリットや導入時の検討ポイントを解説します。EC事業の効率化や商品の注文管理に課題を感じている人は、ぜひ参考にしてください。
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OMSとは、注文管理システムのこと
OMSは「Order Management System」の略で、注文管理システムを指す言葉です。OMSは主に、入金や出荷といった注文状況の確認や、注文の変更・キャンセルなどの管理を行います。さらに、在庫管理や顧客管理といったさまざまな機能も有しているのが一般的です。
これらの管理を表計算ソフトで一つひとつ行っていると、入力ミスなどが起こりやすくなります。ECサイトと連携して自動で注文状況を管理画面に反映できるOMSを活用することで、ミスを減らして正確性の高い管理ができるでしょう。
WMS、EMSとOMSの違い
OMSと混同されやすい言葉として、WMSとEMSが挙げられます。それぞれ、下記のようにOMSとは異なります。
OMSとWMSの違い
OMSとWMSで異なるのは、管理する対象です。WMSは「Warehouse Management System」の略で、倉庫管理システムを意味します。WMSは物流業界で利用されるシステムで、倉庫内の商品の流れを管理します。倉庫に入庫した商品などをバーコードなどでシステム的に管理し、倉庫内の在庫数や保管場所、出庫状況をすぐに確認できるようにするのがWMSの役割です。
WMSも在庫に関する情報を持ち、商品をシステム的に管理するシステムです。しかし、OMSのように顧客ごとの注文から支払いまでを管理するのではなく、あくまでも倉庫内の商品について入庫から出庫までを管理します。
両者はどちらもEC事業をサポートする管理システムであり、WMSとOMSを連携することでスムーズな業務が可能になるでしょう。
物流OMSとWMS、物流の関係について詳しくは、下記の記事をご参照ください。
OMSとEMSの違い
EMSもOMSと名称が似ていますが、利用される分野が異なります。EMSは「Execution Management System」の略で、取引執行管理システムのことです。金融業界で利用されるシステムで、市場データのモニタリングやアルゴリズム取引などによって、オンラインでの取引をサポートします。
EMSとOMSは、名称こそ似ているものの、まったく異なる業界で利用される違う役割を持ったシステムです。
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OMSの基本機能
OMSの具体的な機能は、利用するサービスによっても異なります。どのOMSにも搭載されている基本的な機能としては、下記の8点が代表的です。
受注管理
受注管理は、OMSの最も基本的な機能です。注文情報や、注文内容の変更、キャンセルなどを一元管理します。
出荷管理
OMSには、注文状況に応じて、出荷を管理する機能も搭載されています。商品を保管している倉庫に出荷指示を出したり、出荷指示の履歴を管理したりする機能です。
商品管理
商品の情報を管理する機能も、OMSの基本機能のひとつです。商品番号や商品名、値段などをOMSに登録することで、商品情報をシステム内で一括管理できます。
在庫管理
商品の在庫管理も、OMSで行うことが可能です。同一商品を複数の販売チャネルで取り扱っている場合は、すべての販売チャネルの在庫を一元管理できます。倉庫への入出庫はもちろん、注文に応じた商品の確保なども対応可能です。「倉庫に実際に残っている商品は何点あるか」「販売可能な商品はいくつあるか」といった情報を管理し、販売チャネルの在庫数に反映します。
顧客管理
顧客ごとの配送先や注文履歴といった情報の管理も、OMSの代表的な機能です。顧客から問い合わせがあった際も過去の履歴を簡単に確認できるので、スピーディーに対応しやすくなるでしょう。また、会員登録・退会処理やポイントの付与などに対応できるシステムもあります。
プロモーション管理
OMSは、顧客情報を管理する際に蓄積したメールアドレス宛に、キャンペーンの案内や新商品の情報、メールマガジンの配信などを行えるプロモーション管理の機能もあります。また、注文受付や商品発送など、注文状況に応じた案内メールの自動送信も可能です。
入金・返品管理
受注した商品代金の入金管理や、返品があった際の送金管理などもOMSの一般的な機能です。正しく入金されているかをシステム的に管理できるため、業務が効率化します。また、煩雑になりがちな返品に伴う返金作業や在庫への計上といった業務も、OMSの活用によってスムーズに行うことが可能です。
利用者ごとの権限設定
OMSの基本機能には、利用する担当者ごとに権限を設定できる機能も含まれます。秘匿性の高い情報は管理者のみが閲覧できるようにするといった調整ができます。必要な情報にだけアクセスできるようにしておくことで、ミスやトラブルを防ぐとともに、担当者の負担も減らせるでしょう。
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チャネルの多様化によってOMSの導入が求められるようになった
OMSの導入が求められるようになった背景には、ECを含めた複数チャネルでの商品販売が一般的になったことがあります。
例えば、小規模な文具店が実店舗のみで商品の販売をしているのであれば、レジの売上管理機能や表計算ソフトなどだけでも、十分に注文管理や在庫管理、顧客管理は可能かもしれません。そもそも、旧来型の店舗は元々手書きで台帳管理をしていたことから、それほど複雑なシステムがなくても対応自体は可能だと考えられます。
ところが、同じ商品を店舗とECサイトで販売したり、自社ECサイトとECモールで販売したりといったケースが出てきたため、複数の販売チャネル間で受注情報を調整しなければならなくなりました。販売チャネルや取り扱う商品の種類が増加するほど、手動での管理は難しくなるでしょう。
OMSは、このようなケースで業務を効率化するのに非常に役立ちます。OMSとすべての販売チャネルを連携させて管理を行えば、全チャネルの注文状況を一元管理し、全体の在庫数を即座に把握・調整できます。在庫を複数のチャネルで共有させることもできるので、一部のチャネルだけで欠品が起こる心配もありません。
さらに、注文処理を行う際に発生する請求書や納品書、領収書といった書類作成業務も、OMSで効率化できます。受注状況に応じて自動で書類の作成ができるため、ミスの軽減にも役立ちます。また、配送業者が提供している送り状発行システムと連携すれば、注文情報に配送の伝票番号を自動で反映させたり、送り状を自動的に作成・印字したりすることも可能です。
小口発送の多いEC業務において、OMSは非常に有用なシステムです。
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ミスを防いで業務効率アップ！OMSのメリット
OMSの利用には、業務効率化やミスの軽減など、さまざまなメリットがあります。下記の4点は、代表的なOMSのメリットです。
商品情報や在庫の管理が効率化する
OMSのメリットは、商品の情報や在庫管理を一元管理できる点です。特に、自社ECサイトやECモール、実店舗などの複数チャネルで同一商品を販売する場合、それぞれ個別に商品情報の登録や在庫管理を行うのは効率的ではありません。それぞれの管理画面で同じ情報を繰り返し入力したり、販売チャネルごとの在庫管理を行ったりしていると、管理業務に莫大な時間がかかるでしょう。
また、在庫を販売チャネル別に管理していると、一部のチャネルで欠品が出た際に、ほかのチャネルからの在庫の移動を忘れてしまって販売機会を失うリスクがあります。
OMSを導入してすべての販売チャネルの商品情報や在庫管理を一括して行えるようになれば、商品情報の登録は一度で済み、すべての販売チャネルの在庫をまとめて管理できるようになります。
ミスが軽減できる
ミスが軽減できるという点も、OMSのメリットです。商品の情報を繰り返し入力したり、在庫数を手動で管理したりしていると、どうしてもミスが生じやすくなります。受注管理でも、「いつ・誰が・どの商品を・いくつ発注したのか」といった管理を表計算ソフトなどで行っていると、発送漏れや転記ミスによる誤配送などの原因になりかねません。
注文・商品情報・在庫に関する情報をOMSで一括管理することで、ヒューマンエラーをなくし、正確性の高いECサイト運営が可能になります。
注文内容の間違いや処理漏れ、過受注などは、顧客からの信頼を失う可能性のある重大なミスです。レビューやSNSの口コミを通して「信頼できない」「ミスがあった」という情報がほかの顧客にも共有されれば、一度のミスが複数の顧客離れにつながる可能性もあるでしょう。OMSはこのようなリスクを低減し、トラブルやクレームにつながりにくい正確な注文処理に役立ちます。
顧客分析が容易になる
OMSのメリットは、顧客分析が容易になることです。OMSでは複数チャネルの顧客の情報を一元管理できるため、顧客がどのように商品購入に至っているのか、どのような商品を求めているのかといった分析にも役立ちます。
実店舗に比べて顧客の情報を得やすいECサイトでは、顧客の行動データにもとづいたキャンペーンや商品展開を実施しやすいといえます。とはいえ、販売チャネルごとのデータがバラバラに管理されていては、全体像が見えにくくなるでしょう。チャネル別の顧客の行動を分析するとともに、全体の行動パターンを知ることも重要です。
作業が効率化し人件費を削減できる
人件費の削減につながるという点も、OMSのメリットです。OMSの「業務効率化」「ミスの軽減」「顧客分析が容易になる」というメリットは、すべて人件費の削減にもつながります。
受注処理、在庫管理や顧客データの収集といった業務手順の一部を自動化できるようになったり、ミスをリカバリーするための行動が不要になったりすることで、業務時間を短縮することが可能です。無駄な人件費をカットできるとともに、空いた時間を商品企画や販売促進策の検討などのより重要性の高い業務にあてられるようになれば、売上向上や事業規模拡大も期待できます。
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導入の前にチェックすべきOMSのデメリット
業務効率化に役立つOMSですが、デメリットがないわけではありません。OMSの導入にあたっては、下記の3点が課題になるでしょう。
コストがかかる
OMSでは、初期費用やランニングコストが発生するという点はデメリットです。人件費削減などの得られるメリットとかかるコストを比較して検討する必要があります。
OMSの費用にはさまざまなパターンがあり、クラウド上で提供されているサービスであれば初期費用が無料のサービスも多いため、コストを抑えて利用しやすいかもしれません。
もっとも、コストは利用状況に応じて変わります。具体的な費用については、導入前に複数社から見積もりを取ることをおすすめします。見積もりを比較する際は、サービス内容の詳細や追加費用が発生する可能性の有無などを確認しておくと安心です。
社内の業務フローを見直す必要がある
OMSの導入によって、これまでの業務フローから新しい業務フローへの転換が必要になるという点もデメリットです。OMSの機能を有効活用するために、自社の業務に組み込んだ場合の新しい業務フローを策定し、実務担当者への教育やマニュアルの整備も必要になります。
OMSは、運用が軌道に乗れば業務効率化に役立ちますが、導入に伴う負担の増加も覚悟しなければなりません。OMSを提供している企業のサポートなども受けながら、無理のないスタートを切れるように十分な準備を行いましょう。
システムに精通した担当者が必要になる
OMSでは、スムーズに利用するためにシステムに詳しい担当者が必要になるという点もデメリットです。OMSの利用自体はそれほど難しいものではなく、システムに関する専門知識がない担当者でも対応できます。しかし、OMSはさまざまなシステムと連携して使うものであるため、社内のシステム全体の知識を有した担当者がいないと、トラブルが発生した場合や新しい処理をしたい場合に対処できない可能性があります。
OMSを提供している企業への問い合わせといった方法で問題を解決することもできますが、状況を説明して対応してもらうプロセスを挟むと、時間がかかることは避けられません。可能であれば、スキルを持った従業員にOMSの導入前から関連業務を担当してもらうことができれば、軽微なトラブルでいちいち業務が止まるといった問題を回避できるでしょう。
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失敗しない、OMS導入時の検討ポイント
OMSにはさまざまな種類があるため、どのようなサービスを選べば良いかは多くの企業にとって難題です。自社に適したシステムを選定するためには、下記の4点を確認することをおすすめします。
社内の既存システムと連携できるか
OMSは複数のシステムと連携して使用するのが一般的であるため、社内の既存システムとの連携が可能かどうかは、OMSを選定する上で重要なポイントです。
OMSも、仕入管理システムや債権債務管理システム、会計システムなども、一連の商取引の中で必要な情報の管理をするものです。それぞれのシステムを独立して使用していると、不要な手間がかかってしまいます。
なお、ECサイトのプラットフォームには、OMSと同様に注文を管理する機能が搭載されています。しかし、注文管理に特化したOMSを別途導入したいというケースもあるでしょう。このような場合も、ECサイトのプラットフォームとのAPI連携が可能かどうか確認しておく必要があります。
従業員が使いやすいUIになっているか
OMSの操作性は、業務効率に直結する問題です。迷いなくスムーズに使えるシステムかどうかを確認してください。
実際の使いやすさは、企業の業務フローによっても異なります。可能であれば、実際に業務を担当する従業員に、実際の業務フローを想定した操作をしてもらって使いやすいかどうかを確認してもらうのがおすすめです。
試用期間はあるか
現場の担当者に使いやすさを確認してもらうためにも、試用期間のあるOMSを選びましょう。試験的な利用ができれば、従来の方法と並行して使ってみることで「どのように業務が変化するのか」「どのような効果が得られるのか」といったメリットや課題を具体的に確認できます。
サポート体制は十分か
OMSの提供企業がどの程度サポートをしてくれるかも重要です。導入時のサポートが充実していれば、システム導入に慣れていない企業でも無理なくOMSを導入できます。また、導入後のサポート体制も十分でなければ、トラブルが起きた際に解決が遅れてしまいます。
問い合わせ窓口の種類や対応時間、問い合わせの返答までに要する時間、専任担当者の有無などを確認しておくのがおすすめです。
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OMSを導入して複数チャネルの店舗運営を効率化しよう
OMSは、業務効率化につながるメリットの大きいシステムです。ECサイトに受注管理機能が搭載されている場合も、OMSを導入して連携をとることで、管理を行いやすくなる可能性があります。まずは、現状のECサイトとOMSとの連携が可能かどうかを確認してみましょう。
さまざまなECサイト構築用のプラットフォームがOMSとの連携に対応していますが、高機能でデザイン性の高いECサイトの構築ができるShopifyでも、APIや機能拡張用のアプリを活用すればOMSとの連携が可能です。ただし、ShopifyとOMSのAPI連携は簡単ではありません。アプリで機能拡張をする際も、場合によっては複雑な作業が必要になる可能性があります。Shopifyとの連携に適したOMSの選定や導入方法に困ったときは、Shopifyに精通した公認パートナーへの相談もひとつの選択肢です。
Shopifyについて詳しくは、下記の記事をご参照ください。
BiNDecは、Shopifyのサイト構築や運用支援の豊富な実績を持っています。ECサイトの新規構築だけでなく、OMSの導入や希望を叶える運用方法のご提案、コンサルティングなど、ECサイト運営に関する総合的な支援を行っているため、ぜひお気軽にご相談ください。
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